Om dagvaartochten te organiseren wordt heel wat werk achter de schermen verzet. Hierbij een overzicht van de jaarlijkse werkzaamheden van het bestuur van Varen met Joop-2.
Januari
- Subsidieaanvragen bij diverse instanties opstarten
Februari
- Contracten met artiesten regelen
Maart
- Jaarverslag afgelopen jaar en begroting volgend jaar maken + afspraak met accountant
- Jaarverslag en begroting publiceren op website
- Verantwoording naar sponsoren
April
- Uitnodigingen doelgroepen voorbereiden
- Verspreiding per e-mail van formulieren en lijsten
- Afspraken met artiesten definitief vastleggen en per e-mail bevestigen
Mei
- Contact met de rederij i.v.m. afspraken over de boottocht in september
- Passagierslijst opstarten i.v.m. sluitingsdatum 1 juli
Juni
- Ingekomen passagierslijsten beoordelen en definitief maken
Juli
- Uitnodigingen voor bijeenkomst van vrijwilligers versturen
Augustus
- Offerte bij rederij Witjes opvragen en na beoordeling accorderen
- Laatste voorbereiding bootreis
- Laatste controle van artiesten, artsen, EHBO en genodigden
September
- Bijeenkomst van vrijwilligers
- Derde zaterdag: bootreis
Oktober
- Aanschrijven van fondsen en sponsors
- Evaluatie van de bootreis met vrijwilligers via e-mail
- Afwikkeling financiën bootreis
- Bedankbrieven sturen via e-mail naar sponsoren en artiesten met link naar foto’s en films op website
November
- Bestuurlijke contactavond
December
- Kerstkaarten maken en via e-mail versturen
- Attentie naar vrijwilligers brengen
